Priminimo laiškai: kiek kartų rašyti įmonei, kuri neatsako

Kodėl į pirmą laišką neatsako

Tyla dar nereiškia atsisakymo. Dažniausiai žmogus laišką pamatė netinkamu metu ir vėliau prie jo nebegrįžo.

Priminimas nuo įkyrumo skiriasi trimis dalykais: jis trumpas, prideda ką nors naujo ir leidžia lengvai sustabdyti seką. Jei bent vieno iš jų trūksta, geriau jo nesiųsti.

• Laiškas paskendo tarp kitų, o vakare gautųjų niekas nebeperžiūri.
• Žmogus atostogauja, serga arba yra komandiruotėje.
• Tema aktuali, bet ne šį mėnesį.
• Laiškas pateko ne tam žmogui, o jis nespėjo persiųsti.
• Žmogus perskaitė, ketino atsakyti ir pamiršo.

Kiek priminimų siųsti ir kokiais intervalais

Rekomenduojame seką iš keturių laiškų: pirmas laiškas ir trys priminimai. Intervalus skaičiuokite darbo dienomis, kad priminimas nepataikytų į savaitgalį. Jei jis pataiko į ilgąjį savaitgalį, pavyzdžiui, aplink Jonines ar Kalėdas, perkelkite jį į kitą darbo dieną.

Lietuvoje vasarą ir tarp Kalėdų ir Naujųjų daug vadovų atostogauja. Jei gavote automatinį atsakymą „atostogauju iki rugpjūčio 18 d.“, priminimą perkelkite į antrą ar trečią darbo dieną po grįžimo: pirmą dieną žmogus tvarko šimtus laiškų. Automatinis atsakymas dar nėra atsakymas, todėl seka nesustoja, tik pasislenka.

Kuo turi skirtis kiekvienas priminimas

• Siųskite toje pačioje gijoje, kad žmogus matytų pirmą laišką ir nereikėtų aiškinti iš naujo.
• Nekartokite pirmo laiško kitais žodžiais. Kiekvienas priminimas prideda vieną naują dalyką.
• Kiekvienas trumpesnis už ankstesnį.
• Nekaltinkite: „Jūs neatsakėte“, „Turbūt nepastebėjote“ skamba kaip priekaištas.
• Leiskite atsakyti vienu žodžiu: „turime“, „ne dabar“, „parašykite Tomui“.
• Galimybę atsisakyti palikite kiekviename laiške, ne tik pirmame.

Pirmas priminimas: pavyzdys

Tęsiame sąlyginį pavyzdį: darbo drabužių tiekėjas parašė statybų įmonės vadovui apie naują objektą Klaipėdoje. Vardai išgalvoti.

Tema: Re: darbo drabužiai naujam objektui

Andriau, keliu laišką į viršų.

Jei drabužius objektui jau užsakėte, užtenka atsakyti „turime“, ir daugiau nerašysiu.

Rūta

Antras priminimas: pavyzdys

Antrame priminime pasiūlykite kitą naudą arba paklauskite, kas įmonėje už tai atsakingas. Taip žmogui lengviau atsakyti, net jei pats sprendimo nepriima.

Tema: Re: darbo drabužiai naujam objektui

Andriau, dar viena mintis.

Subrangovams galime siūti tų pačių spalvų liemenes be įmonės ženklo. Tada objekte visi atrodo vienodai, o jums nereikia dalyti savų drabužių.

Jei šiuos klausimus sprendžia kitas kolega, parašykite, kam geriau kreiptis.

Rūta

Kada sustoti ir kaip parašyti paskutinį laišką

Paskutinis laiškas trumpiausias. Jis pasako, kad daugiau nerašysite, ir palieka duris atviras. Į tokį laišką kartais atsako tie, kurie tylėjo per visą seką: žmogui lengviau atsakyti, kai žino, kad tai paskutinis kartas.

Sustoti reikia ir anksčiau, jei atsitinka bent vienas iš dalykų, išvardytų po pavyzdžiu.

Tema: Re: darbo drabužiai naujam objektui

Andriau, daugiau nerašysiu.

Jei kitam objektui prireiks drabužių su įmonės ženklu, mano telefonas parašuose.

Rūta Jankauskienė, pardavimų vadovė

• Žmogus atsakė, net jei tik „ačiū“. Toliau atsakote kaip pokalbyje, ne pagal seką.
• Žmogus parašė „neaktualu“, „nerašykite“ arba paspaudė atsisakymo nuorodą. Siuntimą reikia nutraukti nedelsiant, o atsisakymą išsaugoti.
• Laiškas grįžo, nes adresas nebeegzistuoja.
• Gavote automatinį atsakymą, kad žmogus įmonėje nebedirba. Tada rašykite naujam žmogui iš naujo, ne priminimą.
• Išsiuntėte tris priminimus. Po jų rašyti tam pačiam žmogui ta pačia tema neverta.

Kaip įvertinti, ar priminimai veikia

Atsakymus skaičiuokite pagal tai, į kurį sekos laišką žmogus atsakė. Tada matysite, kuris priminimas atneša pokalbius, o kuris tik didina atsisakymų skaičių.

• Jei daug atsakymų ateina po pirmo priminimo, pirmas laiškas greičiausiai geras, tik jį reikia priminti.
• Jei po antro priminimo daugėja atsisakymų, bet ne atsakymų, jį trumpinkite arba išbraukite.
• Jei į paskutinį laišką atsako žmonės, kurie tylėjo, palikite jį sekoje.
• Atsisakymus skaičiuokite taip pat pagal laišką. Jei jų staiga padaugėjo po vieno priminimo, perskaitykite jį gavėjo akimis: gal jis skamba kaip priekaištas.
• Jei beveik niekas neatsako į jokį laišką, problema greičiausiai ne priminimuose, o įmonių atrankoje, pristatomume arba pirmame laiške.

Kaip priminimus siunčia UpSales

UpSales DI agentas Jonas pirmą laišką ir priminimus siunčia toje pačioje gijoje, o kiekviename laiške galima atsisakyti tolesnių. Kai įmonė atrašo, Jonas atsako į klausimus ir pasiūlo du laikus iš jūsų kalendoriaus. Pirmą savaitę jis tik siūlo atsakymus, o siunčiate jūs, ir bet kurį pokalbį galite perimti.

Dažni klausimai

Kiek priminimų siųsti, jei neatsako į laišką?

Įmonėms rekomenduojame du ar tris priminimus per dvi–tris savaites. Po jų tam pačiam žmogui ta pačia tema rašyti neverta.

Po kiek dienų siųsti priminimą?

Pirmą priminimą po 3–4 darbo dienų, antrą po 5–7, paskutinį po 7–10 darbo dienų. Intervalus skaičiuokite darbo dienomis ir aplenkite ilguosius savaitgalius.

Kaip mandagiai priminti apie neatsakytą laišką?

Rašykite toje pačioje gijoje, trumpai ir be priekaištų. Leiskite atsakyti vienu žodžiu, pavyzdžiui: „Jei jau turite tiekėją, užtenka parašyti „turime“.“

Ar priminimą siųsti nauju laišku ar toje pačioje gijoje?

Toje pačioje gijoje. Tada gavėjas mato pirmą laišką ir supranta, apie ką kalbama, o jums nereikia visko pasakoti iš naujo.

Ką daryti, jei į priminimą atsakė „ne dabar“?

Sustabdykite seką, paklauskite, kada būtų geresnis metas, ir užsirašykite datą. Tada parašykite vieną naują trumpą laišką, ne tęskite seną seką.

Ar priminimuose irgi reikia atsisakymo galimybės?

Taip. Elektroninių ryšių įstatymo 81 straipsnis reikalauja galimybės atsisakyti kiekviename rinkodaros pranešime, todėl ji turi būti ir priminimuose.